E-Rechnung wird ab 2025 Pflicht: Alles, was du wissen musst.

Ob in Papierform, als PDF oder XRechnung – bisher hatten Unternehmen die Wahl, in welcher Form sie ihre Rechnung für Lieferungen oder Leistungen stellen. Das ändert sich in Zukunft: Rechnungen zwischen im Inland ansässigen Unternehmen sind ab 2025 grundsätzlich elektronisch auszustellen. Die E-Rechnungspflicht wurde im Wachstumschancengesetz vom Bundesrat am 22.03.2024 beschlossen und gilt als ein wichtiger Schritt in Richtung der digitalen Transformation in Deutschland.   

Was ist eine E-Rechnung? 

Das mag jetzt vielleicht überraschen, aber eine Rechnung im PDF-Format per Email ist keine elektronische Rechnung im Sinne des Gesetzes. Die Voraussetzung für eine E-Rechnungen ist ihre Verarbeitung nach den Vorgaben der EU-Norm (EN16931). Dort ist sie als Rechnung definiert, die in einem strukturierten Datensatz erstellt, übermittelt und empfangen wird sowie eine elektronische Verarbeitung ermöglicht – von der Erstellung der Rechnung bis zur Zahlung der Rechnungsbeträge ohne Medienbrüche. Rechnungsformate wie ZuGFeRD und XRechnung entsprechen bereits den neuen Anforderungen und ihre Zulässigkeit wurde vom Bundesfinanzministerium (BMF) bestätigt. 

Wann beginnt die Umstellung? 

Zwar sind alle Rechnungsempfänger verpflichtet ab dem 1. Januar 2025 E-Rechnung empfangen zu können. Das Gesetz räumt jedoch eine Übergangsfristen für Rechnungsaussteller ein: 

• Während der Jahre 2025 und 2026 können Unternehmen neben E-Rechnungen auch Papierrechnungen und andere Formen elektronischer Rechnungen ausstellen, vorausgesetzt, der Rechnungsempfänger stimmt letzteren zu. 
• Für das Jahr 2027 ist es inländischen Unternehmern, deren Jahresumsatz im vorherigen Kalenderjahr 800.000 Euro nicht überschritten hat, gestattet, sowohl Papierrechnungen als auch andere elektronische Rechnungen an inländische Kunden zu versenden. Auch hier ist die Zustimmung der Rechnungsempfänger notwendig. 
• Übersteigt der Jahresumsatz des Vorjahres die 800.000 EUR ist im Jahr 2027 ist die Ausstellung von EDI-Rechnungen möglich, wiederum nur mit der Zustimmung der Empfänger.

Wichtig! 

Nach derzeitigem Stand wären künftig auch Vermieter, die nach §9 UStG zur Umsatzsteuer optiert haben und damit umsatzsteuerpflichtig an andere Unternehmen vermieten, verpflichtet eine E-Rechnung zu erstellen. Aktuell ist es z.B. ausreichend, im Mietvertrag die entsprechenden Angaben zu machen.  

Diese Problematiken sehen wir

Ausnahmen von der E-Rechnung sind aktuell vorgesehen bei Kleinbetragsrechnungen bis max. 250 EUR nach §33 UStDV. Dies bedeutet, dass z.B. Gastronomiebetriebe oder Baumärkte verpflichtet wären, elektronische Rechnungen an Geschäftskunden zu versenden. Frage ist in diesem Zusammenhang, wie schnell sich die Hersteller von Kassensoftware dieser Thematik annehmen, da die Technik derzeit nicht ausreichend ist, um das Gesetzgebungsverfahren umzusetzen.

Die Vorteile einer E-Rechnung

Die E-Rechnungspflicht soll als Katalysator für die Digitalisierung in Deutschland dienen. Und so profitieren auch Unternehmen davon: 

• Kostensenkung: Durch den Versand elektronischer Rechnungen werden Papier-, Druck-, Kopier- und Portokosten überflüssig. 
• Verbesserte Effizienz: die automatische und medienbruchfreie Verarbeitung von Rechnungen beschleunigt den Gesamtprozess. 
• Geringe Fehleranfälligkeit: manuelle Eingaben werden überflüssig, wodurch die Fehlerquote sinkt.  
• Bessere Nachvollziehbarkeit: Die Speicherung und Archivierung gestalten sich einfacher, was die Buchführung vereinfacht und die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungsvorschriften erleichtert. 
• Erhöhte Sicherheit: Durch den Einsatz von digitalen Signaturen und Verschlüsselung wird die Echtheit und Unversehrtheit der Rechnungen gewährleistet. 

Heute schon an morgen denken 

In Zeiten des Fachkräftemangels und des zunehmenden Drucks, nachhaltig und umweltfreundlich zu wirtschaften, ist eine ganzheitliche Vorgehensweise umso wichtiger. Die E-Rechnungspflicht ist der ideale Anlass, den Einsatz smarter Lösungen auch in weiteren Bereichen zu prüfen – etwa in der Personalverwaltung, wo eAU und digitale Zeiterfassung künftig zum Pflichtprogramm gehören werden.

So schön die Vorstellung von einer einzigen Plattform für alles sein mag, sieht die Realität oft anders aus. Bei der Auswahl von Softwarelösungen empfehlen wir daher, auf die Schnittstellen zu achten, um die größtmögliche Effizienzsteigerung zu erzielen. Auch wir legen viel Wert darauf, dass Fastdocs Crew kein Silo-Tool ist. Heute kannst du mit Fastdocs Crew administrative HR-Prozesse digitalisieren. Mit der bevorstehenden Schnittstelle zu DATEV wirst du bald auch die Lohnabrechnung automatisieren. Eine weitere gute Nachricht: Ab Mai 2024 startet DATEV eine E-Rechnungsplattform, die eine einfache E-Rechnungserstellung ermöglicht – die Pilotphase läuft bereits.